| Facturen verzenden | |
| Facturen ontvangen | |
| Regelgeving | |
| Tarieven | |
| Bekijk de demo! | |
| Partners | |
| Aansluiten | |
| Referenties | |
| Nieuws | |
Nieuws
Elektronisch factureren.....zijn mijn klanten er klaar voor?
dinsdag 11 mei 2010
Boom BV, Leverancier in Laboratoriumbenodigdheden en Chemicaliën, deelt tips voor het succesvol aansluiten van klanten
Boom BV is gevestigd in Meppel. In oktober 2009 is Boom gestart met elektronisch factureren via het INGIS platform. Door de standaard Add-On voor o.a. Microsoft Dynamics AX/NAV was het implementatietraject beperkt tot het installeren van de Add-On en het testen van de koppeling. Het aansluiten van klanten vereist echter de nodige interne aandacht.
Fred Boers, Hoofd Financiën & Automatisering, vertelt: “Als organisatie ben je altijd op zoek naar competitieve voordelen in de vorm van kostenoptimalisatie. Het factuurproces is een kostbare aangelegenheid dat we verschuiven van verzender naar ontvanger. Wij hebben in juni 2009 dan ook voor INGIS gekozen, omdat dit de enige oplossing was welke zowel voor ons als onze klanten kostenbesparingen realiseert.”
Resultaten fase 1
Boom heeft t.a.v. het aansluiten van klanten een stappenplan opgesteld. Twee maanden voorafgaand aan het versturen van de eerste elektronische facturen, heeft Boom haar klanten schriftelijk geïnformeerd. “Wij hebben voor fase 1 een totaal van 3500 klanten schriftelijk benaderd. Anachron heeft een voorbeeldbrief ter beschikking gesteld waarin de werking en voordelen van INGIS benadrukt worden. Wij hebben 1500 formulieren retour ontvangen, waarvan 85% akkoord ging met het ontvangen van de elektronische factuur. Helaas had 15% van deze klanten n.a.v. onze eerste brief bezwaar tegen het ontvangen van de elektronische factuur. Opvallend was dat voornamelijk de MKB+ bedrijven, waarvan je verwacht dat zij hier klaar voor zijn, bezwaar hadden tegen de elektronische factuur. We hebben in het stappenplan dan ook bewust gekozen voor de telefonische opvolging. Hierdoor kun je bezwaren ondervangen en vragen beantwoorden”, aldus Fred Boers, Hoofd Financiën & Automatisering.
Boom heeft t.a.v. het aansluiten van klanten een stappenplan opgesteld. Twee maanden voorafgaand aan het versturen van de eerste elektronische facturen, heeft Boom haar klanten schriftelijk geïnformeerd. “Wij hebben voor fase 1 een totaal van 3500 klanten schriftelijk benaderd. Anachron heeft een voorbeeldbrief ter beschikking gesteld waarin de werking en voordelen van INGIS benadrukt worden. Wij hebben 1500 formulieren retour ontvangen, waarvan 85% akkoord ging met het ontvangen van de elektronische factuur. Helaas had 15% van deze klanten n.a.v. onze eerste brief bezwaar tegen het ontvangen van de elektronische factuur. Opvallend was dat voornamelijk de MKB+ bedrijven, waarvan je verwacht dat zij hier klaar voor zijn, bezwaar hadden tegen de elektronische factuur. We hebben in het stappenplan dan ook bewust gekozen voor de telefonische opvolging. Hierdoor kun je bezwaren ondervangen en vragen beantwoorden”, aldus Fred Boers, Hoofd Financiën & Automatisering.
Fase 2
“In de volgende communicatieronde zullen wij INGIS vanuit de bezwaren toelichten. Hierdoor is het voor de klant eenvoudiger om een beeld te vormen van de oplossing en de voordelen. Het zelfstandig kunnen beheren van het profiel, voor bijvoorbeeld het ontvangen van de PDF met de notificatie e-mail alsook de beschikbare downloadformaten (Excel & XML, SEPA-XML en ClieOp), zullen in de tweede communicatieronde nog meer benadrukt worden, zodat ook onze klanten tijd en geld besparen”, aldus Fred Boers.
“In de volgende communicatieronde zullen wij INGIS vanuit de bezwaren toelichten. Hierdoor is het voor de klant eenvoudiger om een beeld te vormen van de oplossing en de voordelen. Het zelfstandig kunnen beheren van het profiel, voor bijvoorbeeld het ontvangen van de PDF met de notificatie e-mail alsook de beschikbare downloadformaten (Excel & XML, SEPA-XML en ClieOp), zullen in de tweede communicatieronde nog meer benadrukt worden, zodat ook onze klanten tijd en geld besparen”, aldus Fred Boers.
Tips van Boom:
• Start tijdig met de interne voorbereidingen;
• Stel een stappenplan op inclusief deadlines en meetmomenten;
• Selecteer een pilot groep voor de eerste communicatieronde;
• Inventariseer het aantal reeds beschikbare e-mailadressen;
• Stel een aansprekende introductiebrief op waarin bezwaren omgezet worden in voordelen;
• Benadruk de belangrijkste voordelen (PDF met notificatie e-mail, factuurdata in Excel & XML, SEPA-XML en ClieOp;
• Off- en online verzamelen e-mailadressen.
• Stel een stappenplan op inclusief deadlines en meetmomenten;
• Selecteer een pilot groep voor de eerste communicatieronde;
• Inventariseer het aantal reeds beschikbare e-mailadressen;
• Stel een aansprekende introductiebrief op waarin bezwaren omgezet worden in voordelen;
• Benadruk de belangrijkste voordelen (PDF met notificatie e-mail, factuurdata in Excel & XML, SEPA-XML en ClieOp;
• Off- en online verzamelen e-mailadressen.
Klik
hier om Ingis aan te vragen
Klik
hier om contact met ons op te nemen
|
|
Voorwaarden | Disclaimer | Privacy Statement | Security |
|
