Hoe werkt Ingis voor u
Of u nu facturen via Ingis verzendt of ontvangt, met de e-Billing oplossing Ingis bent u verzekerd van een hoogstaande en innovatieve oplossing om uw uitgaande als inkomende factuurstroom elektronisch te verwerken.
Hierdoor bent u in staat om van de volgende voordelen te profiteren:
• Eliminatie van manuele invoer
• Geen papieren facturen meer door online factuurarchief
• Altijd en overal inzicht in uw factuurstatus
• Lagere kosten voor verwerking van de inkomende als uitgaande factuurstroom
Verzenden van facturen
In plaats van het versturen van uw facturen naar de printer, verstuurt u de factuurdata vanuit uw boekhoudpakket via een beveiligde lijn naar het e-Billing platform Ingis. U kunt vanuit elk boekhoudpakket dat gekoppeld is aan Ingis uw facturen versturen.
Vanaf het moment dat de factuur beschikbaar is binnen de Ingis omgeving, ontvangen zowel de verstuurder als de ontvanger een email. U ontvangt een e-mail met daarin gegevens over het aantal aangeleverde facturen.
Vanaf het moment dat de factuur beschikbaar is binnen de Ingis omgeving, ontvangen zowel de verstuurder als de ontvanger een email. U ontvangt een e-mail met daarin gegevens over het aantal aangeleverde facturen.
De ontvanger ontvangt een e-mail waarin men attent wordt gemaakt op de beschikbaarheid van een nieuwe factuur. Deze notificatie bevat tevens een link naar Ingis waar de ontvanger haar factuur kan bekijken. Zodra de factuur door de ontvanger bekeken is, verandert de factuurstatus van uw verzonden factuur. Dit geeft u direct inzicht in de facturen met een hoge attentiewaarde.
Ontvangen van facturen
Binnen het e-Billing platform wordt de factuurdata verwerkt en beschikbaar gesteld in HTML voor weergave op het Internet. De factuur in HTML wordt in een generieke lay out gepresenteerd. De PDF van de factuur heeft dezelfde lay-out als de huidige papieren facturen die u verstuurt. De PDF van de factuur wordt door middel van de geavanceerde digitale handtekening gesigneerd zodat voldaan wordt aan de fiscale eisen voor het verzenden en bewaren van facturen. De ontvanger heeft een Inbox. Hierin worden alle nieuwe beschikbare facturen geplaatst. Zodra uw ontvanger de factuur heeft bekeken, wordt deze toegevoegd tot het online factuurarchief. Daarnaast biedt Ingis de mogelijkheid om de facturen te downloaden in diverse formaten als bijvoorbeeld Excel en XML.
Aanmelden van nieuwe ontvangers
Wanneer u een nieuwe klant wilt aanmelden voor het elektronisch ontvangen van uw facturen via Ingis, dan verstuurt u de factuurgegevens samen met het e-mailadres van uw ontvanger naar de Ingis omgeving. Ingis herkent de nieuwe ontvanger en creëert een account waar de nieuwe factuur beschikbaar wordt gesteld. Binnen het klantprofiel kan het wachtwoord gewijzigd worden en kan men eventueel het gebruikersprofiel aanpassen.
Belangrijke functionaliteiten
Als verzender heeft u een aantal extra functionaliteiten welke u in staat stellen om het factuurproces zo efficiënt mogelijk in te richten.
• Het aanmaken en managen van gebruikers.
• Activiteiten bekijken die door de gebruikers zijn uitgevoerd
• Instellen van profielen voor groepen of persoonlijke gebruikers
• Genereren van diverse statusoverzichten
• Downloaden van factuurdata in diverse formaten
• Downloaden van factuurdata in diverse formaten
Benieuwd naar de besparingen voor uw organisatie? Maak een vrijblijvende afspraak voor een live demo. Wij laten u graag zien hoe Ingis ook uw factuurproces kan verrijken.
